Политика конфиденциальности Talktivo
1. Кто обрабатывает ваши данные
Сервис Talktivo (групповые видеовстречи с живым AI-переводом, заметками и подписками Pro, далее — «Сервис», «мы») по адресу talktivo.com предоставляется:
- Наименование: [Юридическое лицо — например, AI-Assistant sp. z o.o.], [Организационно-правовая форма]
- Регистрация: Республика Польша, [NIP] / [KRS] / [REGON], [VAT EU: PL…]
- Юридический адрес: [Юридический адрес]
- Контакт по общим вопросам: support@smartai-crm.com
- Контакт по защите данных (GDPR): privacy@smartai-crm.com
Мы выступаем администратором (контролёром) персональных данных в значении Общего регламента ЕС о защите данных (GDPR, Регламент 2016/679).
2. Какие данные мы собираем
2.1. Данные аккаунта и входа
Для регистрации и входа мы используем адрес электронной почты ИЛИ номер телефона. Вход выполняется по одноразовому коду (код на e-mail или SMS-код через Twilio Verify) — постоянный пароль мы не храним. Для поддержания сессии используется сессионный cookie.
2.2. Медиапоток встречи (аудио и видео)
Во время встречи аудио и видео участников передаются в реальном времени через наш самостоятельно размещённый медиасервер LiveKit. Этот поток обрабатывается транзитно для целей связи и не сохраняется на серверах Talktivo.
2.3. Живой перевод (транзитная обработка)
Чтобы обеспечить перевод в реальном времени, речь участников кратковременно передаётся сторонним AI-провайдерам: OpenAI (распознавание и синтез речи), DeepL и Google (Gemini) (перевод текста). Обработка носит транзитный характер и служит исключительно доставке перевода в ходе встречи.
2.4. Транскрипты и AI-резюме встречи
Чтобы предоставить итоговый разбор встречи (recap), мы сохраняем текстовый транскрипт; на его основе с помощью OpenAI формируется краткое AI-резюме. При присоединении к встрече участник соглашается на транскрипцию (см. раздел 4).
2.5. Записи встреч
Если организатор включает запись, она создаётся локально в браузере организатора и сохраняется на его собственное устройство. Такие записи не загружаются на серверы Talktivo и нами не хранятся. Ответственность за них несёт организатор.
2.6. Платёжные данные
Оплата подписок обрабатывается через Stripe. Данные банковской карты обрабатывает Stripe как самостоятельная сторона — мы не получаем и не храним номер карты. Мы храним лишь сведения о статусе подписки, суммах, реквизитах счёта/НДС и идентификаторах платежей.
2.7. Технические и служебные данные
Для работы, безопасности и биллинга мы обрабатываем IP-адрес, данные об устройстве/браузере, журналы событий и метаданные встреч (например, время, длительность, число участников, выбранные языки, израсходованные минуты перевода). Транзакционные письма (recap, уведомления) отправляются через Resend.
3. Цели обработки и правовые основания (ст. 6 GDPR)
| Цель | Данные | Правовое основание |
|---|---|---|
| Создание аккаунта, вход, поддержание сессии | E-mail/телефон, одноразовые коды, cookie | Исполнение договора — ст. 6(1)(b) |
| Проведение видеовстреч и живого перевода | Медиапоток, речь (транзитно) | Исполнение договора — ст. 6(1)(b) |
| Транскрипт и AI-резюме встречи | Текст транскрипта | Согласие при входе — ст. 6(1)(a); исполнение договора — ст. 6(1)(b) |
| Оплата, счета, учёт НДС | Платёжные и налоговые реквизиты | Исполнение договора — ст. 6(1)(b); юридическая обязанность — ст. 6(1)(c) |
| Безопасность, предотвращение злоупотреблений, журналы | IP, устройство, логи | Законный интерес — ст. 6(1)(f) |
| Сервисные уведомления и recap-письма | E-mail, метаданные встречи | Исполнение договора — ст. 6(1)(b) |
4. Согласие на транскрипцию при входе во встречу
Перед присоединением к встрече участник видит уведомление о том, что встреча транскрибируется для формирования итогового разбора, и подтверждает согласие. Организатор встречи обязан заранее информировать участников о транскрипции и любой локальной записи и, где это требуется применимым правом, получить их согласие.
5. Суб-процессоры (поставщики-обработчики)
Мы привлекаем следующих обработчиков; с каждым заключено соглашение об обработке данных (DPA):
| Суб-процессор | Назначение | Локация | DPA |
|---|---|---|---|
| LiveKit (самостоятельный хостинг) | Передача аудио/видео в реальном времени | ЕС (наш VPS) | livekit.io/legal/dpa |
| OpenAI | Распознавание/синтез речи, AI-резюме | ЕС/США | openai.com/policies/data-processing-addendum |
| DeepL SE | Машинный перевод | ЕС (Германия) | deepl.com/pro-data-processing-agreement |
| Google (Gemini API) | Машинный перевод | ЕС/США | cloud.google.com/terms/data-processing-addendum |
| Twilio Inc. | SMS-верификация (Verify) | ЕС/США | twilio.com/legal/data-protection-addendum |
| Stripe Payments Europe | Приём платежей | Ирландия | stripe.com/legal/dpa |
| Resend | Транзакционная почта (recap, уведомления) | ЕС/США | resend.com/legal/dpa |
| [Хостинг-провайдер VPS / ЦОД] | Размещение серверов и медиасервера LiveKit | [ЕС — уточнить локацию] | [ссылка на DPA] |
6. Международная передача данных
Часть обработчиков (OpenAI, Google, Twilio, Resend) может обрабатывать данные за пределами Европейской экономической зоны. Такая передача осуществляется на основании Стандартных договорных положений (SCC) Европейской комиссии и, где применимо, механизма EU–US Data Privacy Framework, с дополнительными мерами защиты. Конкретный механизм по каждому провайдеру необходимо подтвердить [проверить актуальность DPF/SCC].
7. Сроки хранения
- Живой аудио/видео-поток: не хранится (транзитная обработка).
- Локальные записи организатора: у нас не хранятся; находятся на устройстве организатора.
- Транскрипты и AI-резюме: хранятся для доступа к recap до удаления пользователем или закрытия аккаунта; предлагаемый предельный срок — [N месяцев — заполнить].
- Данные аккаунта: при удалении аккаунта — «мягкое» удаление сразу, затем окончательное удаление и анонимизация журналов через 30 дней.
- Платёжные и налоговые документы: в течение срока, установленного налоговым законодательством Польши [обычно 5 лет — подтвердить].
- Технические журналы: ограниченный срок [N дней — заполнить].
8. Ваши права
В соответствии с GDPR вы имеете право на: доступ к данным (ст. 15), исправление (ст. 16), удаление («право быть забытым», ст. 17), ограничение обработки (ст. 18), возражение против обработки (ст. 21), переносимость данных (ст. 20) и отзыв согласия в любой момент. Реализовать права можно, написав на privacy@smartai-crm.com.
Вы также вправе подать жалобу в надзорный орган — UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych, Польша), uodo.gov.pl.
9. Cookies и сессия
Мы используем строго необходимый сессионный cookie для аутентификации и поддержания входа — он обязателен для работы Сервиса и не требует согласия. Мы не используем cookies для межсайтовой рекламы. Любые необязательные аналитические/маркетинговые cookies, если они будут внедрены, будут включаться только после вашего согласия через баннер [подтвердить, используется ли аналитика].
10. Минимальный возраст
Сервис предназначен для лиц 16 лет и старше. Регистрируясь, вы подтверждаете, что вам исполнилось 16 лет. Мы сознательно не собираем данные детей младше этого возраста.
11. Запрос на удаление и связь
Чтобы удалить аккаунт или запросить данные, напишите на privacy@smartai-crm.com. После инициации удаления аккаунт сразу деактивируется; окончательное удаление происходит через 30 дней, в течение которых вход восстанавливает аккаунт, а экспорт данных остаётся доступным.
12. Изменения политики
Мы можем обновлять настоящую Политику. Существенные изменения мы доведём до вас через Сервис или по электронной почте. Дата в начале документа отражает последнюю редакцию.
Talktivo Privacy Policy
1. Who processes your data
Talktivo (group video meetings with live AI translation, meeting notes and Pro subscriptions, the “Service”, “we”) at talktivo.com is provided by:
- Name: [Legal entity — e.g. AI-Assistant sp. z o.o.], [legal form]
- Registration: Republic of Poland, [NIP] / [KRS] / [REGON], [VAT EU: PL…]
- Registered address: [Registered address]
- General contact: support@smartai-crm.com
- Data-protection contact (GDPR): privacy@smartai-crm.com
We act as the data controller within the meaning of the EU General Data Protection Regulation (GDPR, Regulation 2016/679).
2. What data we collect
2.1. Account and sign-in data
To register and sign in we use an email address OR a phone number. Sign-in works via a one-time code (email code, or SMS code via Twilio Verify) — we do not store a permanent password. A session cookie keeps you signed in.
2.2. Meeting media (audio and video)
During a meeting, participants’ audio and video are transmitted in real time through our self-hosted LiveKit media server. This stream is processed transiently for connectivity and is not stored on Talktivo servers.
2.3. Live translation (transient processing)
To deliver real-time translation, participants’ speech is briefly sent to third-party AI providers: OpenAI (speech-to-text and synthesis), DeepL and Google (Gemini) (text translation). This processing is transient and serves only to deliver translation during the meeting.
2.4. Transcripts and AI summaries
To provide the post-meeting recap, we store a text transcript; a short AI summary is generated from it using OpenAI. When joining a meeting, a participant consents to transcription (see section 4).
2.5. Recordings
If the organizer enables recording, it is captured locally in the organizer’s browser and saved to the organizer’s own device. Such recordings are not uploaded to, or stored on, Talktivo servers. The organizer is responsible for them.
2.6. Payment data
Subscription payments are processed by Stripe. Card details are handled by Stripe as an independent party — we neither receive nor store card numbers. We keep only subscription status, amounts, invoice/VAT details and payment identifiers.
2.7. Technical and operational data
For operation, security and billing we process your IP address, device/browser data, event logs and meeting metadata (e.g. time, duration, participant count, chosen languages, translation minutes used). Transactional emails (recaps, notifications) are sent via Resend.
3. Purposes and legal bases (GDPR Art. 6)
| Purpose | Data | Legal basis |
|---|---|---|
| Account creation, sign-in, session | Email/phone, one-time codes, cookie | Performance of contract — Art. 6(1)(b) |
| Running video meetings and live translation | Media stream, speech (transient) | Performance of contract — Art. 6(1)(b) |
| Transcript and AI summary | Transcript text | Consent on join — Art. 6(1)(a); contract — Art. 6(1)(b) |
| Payments, invoices, VAT | Payment and tax details | Contract — Art. 6(1)(b); legal obligation — Art. 6(1)(c) |
| Security, abuse prevention, logging | IP, device, logs | Legitimate interest — Art. 6(1)(f) |
| Service notices and recap emails | Email, meeting metadata | Performance of contract — Art. 6(1)(b) |
4. Consent to transcription on join
Before joining a meeting, a participant is shown a notice that the meeting is transcribed to produce the recap, and confirms consent. The meeting organizer must inform participants in advance about transcription and any local recording and, where required by applicable law, obtain their consent.
5. Sub-processors
We use the following processors; a Data Processing Agreement (DPA) is in place with each:
| Sub-processor | Purpose | Location | DPA |
|---|---|---|---|
| LiveKit (self-hosted) | Real-time audio/video transport | EU (our VPS) | livekit.io/legal/dpa |
| OpenAI | Speech-to-text/synthesis, AI summaries | EU/USA | openai.com/policies/data-processing-addendum |
| DeepL SE | Machine translation | EU (Germany) | deepl.com/pro-data-processing-agreement |
| Google (Gemini API) | Machine translation | EU/USA | cloud.google.com/terms/data-processing-addendum |
| Twilio Inc. | SMS verification (Verify) | EU/USA | twilio.com/legal/data-protection-addendum |
| Stripe Payments Europe | Payment processing | Ireland | stripe.com/legal/dpa |
| Resend | Transactional email (recaps, notices) | EU/USA | resend.com/legal/dpa |
| [VPS host / data center] | Server and LiveKit media hosting | [EU — confirm location] | [DPA link] |
6. International data transfers
Some processors (OpenAI, Google, Twilio, Resend) may process data outside the European Economic Area. Such transfers rely on the European Commission’s Standard Contractual Clauses (SCCs) and, where applicable, the EU–US Data Privacy Framework, together with supplementary safeguards. The exact mechanism per provider should be confirmed [verify current DPF/SCC status].
7. Retention
- Live audio/video stream: not stored (transient processing).
- Organizer’s local recordings: not stored by us; held on the organizer’s device.
- Transcripts and AI summaries: retained so you can access the recap until you delete them or close your account; proposed maximum term — [N months — fill in].
- Account data: on account deletion — soft-deleted immediately, then permanently deleted and logs anonymized after 30 days.
- Payment and tax records: for the period required by Polish tax law [typically 5 years — confirm].
- Technical logs: a limited period [N days — fill in].
8. Your rights
Under the GDPR you have the right to: access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (“right to be forgotten”, Art. 17), restriction (Art. 18), objection (Art. 21), data portability (Art. 20) and to withdraw consent at any time. To exercise these rights, email privacy@smartai-crm.com.
You may also lodge a complaint with the supervisory authority — UODO (Personal Data Protection Office, Poland), uodo.gov.pl.
9. Cookies and session
We use a strictly necessary session cookie for authentication and to keep you signed in — it is essential to the Service and does not require consent. We do not use cookies for cross-site advertising. Any optional analytics/marketing cookies, if introduced, will be set only after your consent via a banner [confirm whether analytics is used].
10. Minimum age
The Service is intended for people aged 16 and older. By registering, you confirm that you are at least 16. We do not knowingly collect data from children below this age.
11. Erasure requests and contact
To delete your account or request your data, email privacy@smartai-crm.com. Once deletion is initiated, the account is deactivated immediately; permanent deletion follows after 30 days, during which signing in restores the account and data export remains available.
12. Changes to this policy
We may update this Policy. We will notify you of material changes through the Service or by email. The date at the top reflects the latest revision.